Wat is IPM?¹

Om de interne en externe samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen, werken we met Integraal Projectmanagement (IPM). Projecten worden uitgevoerd door een integraal projectteam bestaand uit 5 rollen, te weten projectmanager, manager projectbeheersing, contractmanager, omgevingsmanager en technisch manager. Gedurende alle fases van het project is duidelijk welke taken bij welk lid van het projectteam zijn belegd. Omdat de rollen bovendien gelijkwaardig zijn, ontstaat er voldoende ‘tegenspraak’ waardoor alle expertises vertegenwoordigd zijn binnen de beslisprocedures en keuzemomenten en er – uiteindelijk – een doordachte en gewogen keuze wordt gemaakt. Bijkomend voordeel is dat de verschillende rolhouders ook in hun kracht worden gezet – immers; de rolhouders doen waar ze ook goed in zijn en waar ze, als het goed is, ook plezier in hebben – en het team zich na verloop van tijd kan ontwikkelen tot een ‘expert team’. (Met name als het team zich langere tijd bezig houdt met min of meer gelijksoortige projecten of aandachtsgebieden zoals bruggen, sluizen, industriële automatisering of baggerwerken.)

5 processen, 5 rollen

IPM onderscheidt 5 processen. De IPM-organisatie kent aan elk proces een specifieke rol toe. Zo ontstaat het 5-rollenmodel. De 5 rollen worden idealiter door 5 verschillende personen vervuld. Één persoon kán meerdere rollen vervullen, maar dat kunnen er maximaal twee zijn omdat een IPM team minimaal uit 3 personen MOET bestaan om de eerder genoemde tegenspraak te kunnen waarborgen. Daarbij is het van belang dat specifieke combinaties NIET in één persoon worden belegd (bijvoorbeeld technisch management en contractmanagement, omdat deze combinatie in de hand werkt dat technische voorkeuren onterecht in het contract landen zónder dat daar kritisch naar gekeken of over gesproken is). De processen en bijbehorende rollen zijn:

• Projectmanagement: gericht op het borgen van kwaliteit, draagvlak en afstemming tussen de teamleden, de opdrachtgever en opdrachtnemer, bestuurlijke gremia en het projectteam Projectmanager: (eind)verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat door vanuit een meer ‘regie’ rol de samenwerking tussen de overige 4 IPM rollen te bevorderen en te optimaliseren. Tevens voert de PM de (voortgangs-) gesprekken met de interne opdrachtgever en heeft hij een mandaat ten aanzien van financiële besluitvorming.
  Projectmanager: (eind)verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat.
  
  
• Projectbeheersing: gericht op het beheersen van de risico’s en alle andere beheersaspecten in het project. Manager projectbeheersing: verantwoordelijk voor de integrale beheersing van het volledige project. Daarbij functioneert de manager projectbeheersing als ‘luis in de pels’ en ‘kritische stem’ binnen het IPM team en ziet hij toe op rolvastheid en rolzuiverheid van de rolhouders. De manager projectbeheersing ondersteunt en ontzorgt het hele IPM team, maar in het bijzonder de projectmanager voor wie hij een adviserende rol heeft. Zowel binnen IPM verband als binnen het spanningsveld opdrachtgever / opdrachtnemer intern (met de interne opdrachtgever) én extern (met de opdrachtnemer / aannemer). De manager projectbeheersing trekt vaak op met de projectmanager als diens persoonlijke adviseur / assistent.
  Manager projectbeheersing: verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van (mogelijke) integrale risico’s.
  
  
• Omgevingsmanagement: om de relatie met de omgeving en stakeholders in balans te houden gedurende het project en zorg te dragen dat de eisen en wensen vanuit de omgeving voldoende aandacht krijgen binnen de voorbereiding en uitvoering van het project.
  Omgevingsmanager: verantwoordelijk voor het contact met de omgeving en het vertalen van diens eisen en wensen naar het uitvoeringsresultaat. Tevens binnen het IPM team de persoon die telkens de belangen vanuit de omgeving ‘een podium’ geeft en bewaakt.
  
  
• Technisch management: om de risico’s vanuit de techniek en organisatie te beheersen en de uiteindelijke technische inhoud van de resultaten te borgen en bewaken.
  Technisch manager: verantwoordelijk voor de technische en inhoudelijke inbreng in het project.
  
  
• Contractmanagement: Het ontwikkelen, opstellen, uitvragen én beheersen van een contract voor een beoogd projectresultaat
  Contractmanager: primair verantwoordelijk voor het contract – van inventarisatie tot oplevering – met een opdrachtnemer. Belangrijk daarbij is de contractbeheersing, waarbij op basis van tijdens de contractvorming gemaakte afspraken getoetst worden. Tevens wordt toegezien op rechtmatige betaling van termijnfacturen vanuit de opdrachtnemer en wordt het wijzigingen proces – zowel opdrachtgever als opdrachtnemer kunnen voorstellen tot wijziging indienen - aangestuurd. Uiteindelijk is het ook de contractmanager die de acceptatie van tussentijds opgeleverde producten én het uiteindelijke projectresultaat formaliseert.

Ontzorg! levert Projectbeheersing binnen programma’s en projecten die volgens het IPM samenwerkingsmodel werken en is gespecialiseerd in het inrichten en implementeren van IPM én Integrale Project Beheersing.

^1. IPM volgens Rijskwaterstaat